Das Payroll Jahresende: Deklarationen und Lohnausweise

Die Lebkuchen in den Supermarktregalen lassen keinen Zweifel. Bald ist es wieder soweit. Weihnachten steht vor der Tür und damit auch die Payroll-Jahresendarbeiten. Doch was gehört alles dazu? Heute möchten wir Sie mitnehmen auf die Reise des Jahresabschlusses. Wohlgemerkt des Payroll-Jahresabschlusses. Und damit nichts vergessen geht, mit einer Monat-für-Monat-Anleitung.

November

Im November sollten Sie Ihre Payroll nochmal genauer prüfen. Zudem sind angrenzende Abteilungen, wie die HR Admin und die Finanzbuchhaltung zu besuchen, denn auch sie könnten payroll-relevante Informationen besitzen.

Doch welche Fragen sind zu stellen? Hier ein kleiner 10-Fragenkatalog, der Sie dabei unterstützen soll, die aktuelle Payroll-Periode Revue passieren zu lassen:

1. Wurden alle Lohnarten mit den korrekten Basen (AHV, ALV, FAK, UVG(Z), KTG) hinterlegt?
2. Wurden die korrekten Prämien verarbeitet?
3. Wurden Vorschüsse geleistet, welche nicht via Lohnabrechnung abgerechnet wurden?
4. Sind die Privatanteile der Fahrzeuge korrekt zugeordnet und abgerechnet?
5. Wurden Generalabonnemente oder Streckenabos ausgegeben?
6. Wurden Spesen via Finanzbuchhaltung verarbeitet, welche nicht via Lohnabrechnung abgerechnet wurden?
7. Gab es Geschenke an Mitarbeitende?
8. Wurden Weiterbildungskosten an Mitarbeitende rückvergütet?
9. Oder gab es gar Rückzahlungen von Weiterbildungsverpflichtungen?
10. Gibt es ein ESOP-Programm?

Dezember

Der Dezember steht ganz im Zeichen der Sozialversicherungen. Lohndeklarationen zum vergangenen Jahr und Lohnmeldungen für das kommende Jahr sind vorzunehmen. Und wie so oft im Payroll ist Vorbereitung die halbe Miete.

Bevor Sie mit den Deklarationen starten, fragen Sie sich: Deklarieren wir via ELM, Online Portal oder mittels Deklarationsformular? Prüfen Sie entsprechend, ob Ihre ELM-Codes korrekt hinterlegt und zugewiesen sind, ob alle Zugänge eingerichtet sind und/oder ob Sie alle Formulare inhouse haben.

On top, für Kontrollfreaks wie ich es bin, empfehle ich ein Hilfsblatt, vorzugsweise im Excelformat. Das ermöglicht Ihnen späteres umsortieren und formelbasiertes Rechnen. Dieses Hilfsblatt basiert auf dem Kumulativjournal und weist für alle Mitarbeitenden einzeln die Lohnbestandteile den zu deklarierenden Lohnsummen zu und ordnet on top das Geschlecht. Dies gibt Ihnen das finale Vertrauen, dass Ihr Payroll-Klick korrekt ist.

Als nächstes simulieren Sie im Excel oder Ihrer Payroll Software das kommende Jahr mit allfälligen Lohnanpassungen, Budgetangaben zu neuen Stellen, bekannten Austritte, sowie einem geschätzten Wert Ihrer variablen Lohnbestandteile (durch Erfahrungswert, Budget oder Abteilungsprognosen).

Sobald nun der finale Payroll durch ist und Ihre Vorbereitungen abgeschlossen sind, sind Sie parat für die Deklarationen, die da wären:

• AHV Deklaration
• FAK-Deklarationen, sofern Mitarbeitende an weiteren Standorten beschäftigt werden
• UVG und eventuell UVG-Z Deklaration
• KTG Deklarationen
• BVG Lohnmeldung für das kommende Jahr

Bei GAV

• Deklaration der paritätischen Kommission

Bei kantonal genehmigten Spesenreglement

• Übersicht der Pauschalspesen-Empfänger an kantonales Steueramt

Januar

Falls, und das passiert leider viel zu häufig, noch nach Ihrer Deklaration Lohnabrechnungen erstellt wurden, sind diese mittels Nachtragsdeklaration zu melden. Im Anschluss können wir uns dann ganz den Lohnausweisen widmen. Diese können noch recht tricky sein.

Ich empfehle auch hier unbedingt vorab eine Überprüfung der Lohnartenzuweisung. Gehen Sie dabei die Lohnarten gemäss Kumulativjournal durch und checken Sie rasch, ob sie dem richtigen Feld im Lohnausweis zugeordnet sind.

Sollten Fragen auftreten, ist die Wegleitung der ESTV ein Segen. Sie ist sehr nachvollziehbar und leicht verdaulich geschrieben. Bei Unsicherheiten unbedingt einen Blick drüber werfen.

Falls Sie das Gefühl haben, die Lohnausweise sind nun final und korrekt, suchen Sie sich jemanden im Team der sie rasch im 4-Augen-Check gegenprüft. Es handelt sich um ein amtliches Dokument und wird als Urkunde behandelt. Daher sollten sie sorgfältig geprüft werden. Unterschrieben werden müssen sie nur noch, falls Sie sie händisch oder mit einem nicht Swissdec zertifizierten Programm erstellt haben.

Nun müssen Sie die Lohnausweise nur noch den Mitarbeitenden zustellen. Doch auch hier gibt es wieder, ganz Schweizer payroll-like, kleine kantonale Unterschiede. Denn einige Kantone, zurzeit die Kantone Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis, verlangen on top auch von den Arbeitgebern, dass sie ein Exemplar der Lohnausweise direkt der kantonalen Steuerverwaltung zustellen.

Und wenn das dann auch erledigt ist, war es das mit Ihrem Payroll-Jahresabschluss (sofern Sie nicht noch Abwicklungskonten abzustimmen haben ;)).

Nun heisst es auch für Sie: Sie können den Winter geniessen. Ob auf der Skipiste (oder nebendran), auf der Couch, unter Polarlichtern oder vielleicht doch am Meer, ist dabei ganz Ihnen überlassen. Die High-Season im Payroll-Jahr ist geschafft.