Gut gestartet ist halb abgerechnet: Was beim Eintritt zu Payroll gehört
Ob per Post, E-Mail oder mündlich. Informationen sind das Fundament einer guten Payroll. Ohne sie steht ein erfolgreicher PayDay auf wackeligen Füssen. Doch leider kommen die Informationen nicht immer vollständig, korrekt und/oder rechtzeitig am Zielort an.
Was nach einem kleinen Schluckauf klingt, ist in der Praxis oft eine der häufigsten Ursachen für Lohnläufe mit Fragezeichen, unnötigen Rückfragen oder sogar Fehler.
Doch woran liegt das? Warum gehen relevante Informationen auf dem Weg zur Payroll verloren oder kommen nur bruchstückhaft an? Ein Blick in die Realität vieler Unternehmen zeigt: Es sind nicht (nur) die Prozesse. Mögliche Ursachen können auch sein:
1. „Das weiss die Payroll doch sowieso…“
Nur allzu oft wird davon ausgegangen, dass die Payroll das schon verstehen wird. Dann wird gerne schnell mal das falsche Wording genutzt oder ein halber Satz soll genügen. Wenn die Payroll dann mit Interpretationen startet, ist ein erfolgreicher PayDay bereits zum Scheitern verurteilt. Daher…bekommt ihr Angaben mit Interpretationscharakter, dann rasch zurück zum Sender und nachhaken, was der Dichter uns hier wohl sagen möchte.
2. Wenn Struktur fehlt, herrscht Chaos
Gerade in Unternehmen ohne klar definierte Abläufe landen Informationen dort, wo sie gerade Platz haben: im persönlichen Posteingang, als Chatnachricht, in einer Notiz oder irgendwo im Tool. Das kann nicht funktionieren. Achtet darauf, dass die Payroll auf alle Systeme und Unterlagen zugreifen kann, die sie benötigt. Ein Gamechanger hierbei: alles an einem Ort. Ohne langes Suchen und tausend Fenstern offen, Infos sofort finden. Das ist der Moment, an dem Payroll ein bisschen mehr Spass macht.
3. Unternehmenskultur: Wer fragt, gilt als unsicher
Kommunikation scheitert nicht nur an fehlenden Prozessen, sondern auch an Haltung. In manchen Organisationen herrscht unterschwellig die Erwartung, alles wissen zu müssen. Wer nachfragt, zeigt Schwäche. Wer auf Nummer sicher geht, traut sich selbst nicht genug zu. Es wird lieber spekuliert als sauber abgeklärt. Für mich ein NoGo im Unternehmen, es hilft aber zu verstehen und entsprechend seine Arbeitsweise anzupassen. In solchen Umgebungen muss halt einfach noch ein bisschen genauer geschaut werden und lasst euch nicht von “vermeintlicher” Kompetenz blenden…wer nicht fragt, wird auch nichts neues sehen.
4. Datenschutz…und die Angst, etwas falsch zu machen
Ein weiteres Hindernis: die Sorge, gegen Datenschutzregeln zu verstossen. „Darf ich das überhaupt weitergeben?“ oder „Ist diese Info überhaupt relevant?“ führen dazu, dass Mitarbeitende oder Führungskräfte Informationen aus Unsicherheit zurückhalten. Was gut gemeint ist, führt am Ende zu Intransparenz. Daher fragt lieber nach, halt einfach anonym. Euer Payroll wird euch dann schon sagen, ob es Payroll-relevant ist und entsprechend benötigt wird.
Dies sind nur einige der häufigsten Ursachen. Und wie so oft liegt es selten an einem einzelnen Faktor. Doch unabhängig vom Warum bleibt die entscheidende Frage: Was braucht Payroll konkret, damit der erste Zahltag gelingt?
Welche Informationen und Dokumente müssen beim Eintritt vollständig, korrekt und rechtzeitig vorliegen, damit Rückfragen und Lücken gar nicht erst entstehen?
Wer hier für Klarheit sorgt, legt nicht nur das Fundament für eine korrekte Abrechnung, sondern entlastet alle Beteiligten.
Damit du besser einordnen kannst, welche Informationen von Payroll gebraucht werden und wo typische Stolpersteine lauern, schauen wir uns den Payroll-Prozess beim Eintritt anhand verschiedener Szenarien an. Denn nicht jeder Fall ist gleich. Das Onboarding eines einfachen Profils geht meist schnell.Doch es kann rasch komplexer werden.
Folgend möchte ich euch anhand von drei Szenarien aufzeigen, wie dynamisch die Dokumentation bei Payroll-Onboardings ist. Dabei nutze ich drei typische Fälle.
- Stufe Der Standard Eintritt
- Stufe Eintritt mit Kind
- Stufe Eintritt mit Quellensteuer
Anhand dieser Szenarien zeigen wir dir, welche Infos in welchem Schritt benötigt werden. Und v.a. worauf du achten solltest, damit die Rechnung am Ende aufgeht.
Der Standard Eintritt
Bei diesem Case hat eure eintretende Person weder Kinder noch ist sie quellensteuerpflichtig. Aufgrund dieser Konstellation sind so gut wie keine Abklärungen notwendig, weshalb es sich um ein relativ leichtes Payroll-Onboarding handelt.
Allgemein notwendig
Grundsätzlich empfehlen wir immer einen schriftlichen Arbeitsvertrag aufzusetzen und diesen auch der Payroll zur Verfügung zu stellen. In der Schweiz besteht bei Arbeitsverträgen, abgesehen von einigen Ausnahmen, Formfreiheit. Dies ermöglicht entsprechend auch einen mündlich vereinbarten Arbeitsvertrag. Kann man machen. Empfehlen würde ich es aber nicht, um Nachteile bei einem möglichen späteren Zerwürfnisses zu vermeiden. Zusätzlich sind folgende Informationen für einen erfolgreichen Lohnlauf unabdingbar. Wir empfehlen diese mithilfe eines Personalstammdatenblattes beim Neueintritt abzuholen und der Payroll weiterzuleiten
- Adresse
- Geburtsdatum
- Bankverbindung
- AHV-Nummer
- Nationalität
- Zivilstand mit Angabe “gültig ab”
- Lohn (*Anzahl Monate), inkl. allfällige Lohnbestandteile
- Ausländerausweis, sofern keine Schweizer Staatsbürgerschaft
Optional notwendig
Je nachdem, welche Anforderungen im Unternehmen an die Payroll gestellt werden oder welche Wahlmöglichkeiten das Unternehmen seinen Mitarbeitenden anbietet, sind weitere Informationen für die Payroll notwendig. Folgend gerne einige Beispiele
- Zuteilung Abrechnungsgruppe, und/oder Kostenstelle
- Unterschriebenes Personalreglement u.ä.
- Zuteilung Team / Vorgesetzte:r
- Zuteilung Firmenfahrzeug
- Sozialversicherungs-Wahlformular (UVG-, UVG-Z-, KTG- und/oder BVG-Lösung)
- Betreibungs-und Strafregisterauszug
- Vereinbarung Zielbonus
- Weiterbildungsverpflichtung mit Angabe Übernahmekosten
- Anteil Homeoffice ausserhalb Schweiz
- u.v.m.
Eintritt mit Kind
Hier wird das Onboarding bereits etwas komplexer, da ein allfälliger Anspruch von Familienzulagen geprüft werden sollte. Dieses Verfahren nennt man Anspruchskonkurrenzprüfung. Je nach Unternehmung werden diese Abklärungen von HR oder von Payroll durchgeführt. Es sind teilweise recht sensible Angaben, die abgefragt werden, weshalb wir hier besonders auf Vertraulichkeit und Datenschutz hinweisen möchten.
Sollte das HR die Prüfung vornehmen und ggf. sogar das Antragsverfahren übernehmen, ist zumindest beim Onboarding dies dem Payroll mitzuteilen. So kann sichergestellt werden, dass keine Familienzulagen vergessen gehen.
Eintritt mit Quellensteuer
Und hier wirds dann ganz kniffelig. Folgende Angaben benötigt das Payroll zur korrekten Abrechnung.
- Aufenthaltsbewilligung, Zivilstand und Anzahl Kinder (bereits in vorgängigen cases abgewickelt)
- Konfession
- bestehen zusätzliche Einkommen (Lohn) oder Ersatzeinkünfte (z.B. ALV-Zwischenverdienst)
- sofern verheiratet: ist der/die Ehepartner:in erwerbstätig oder erhält er/sie Ersatzeinkünfte?
Optional notwendig
Vorgängig sind nur die allgemeinen QST-Abklärungen aufgeführt. Je nachdem kann es bei der Quellensteuer aber noch recht diffizil werden. Folgend einige Fragen, welche zu stellen sind:
- Handelt es sich bei dem Neueintritt um einen Verwaltungsrat, der seinen Wohnsitz ausserhalb der Schweiz hat?
- Ist die neu eintretende Person alleinerziehend? Falls ja, wurde der H-Tarif bereits beantragt?
- Bei einer G-Bewilligung, kann der Grenzgängertarif angewendet werden und wurden die entsprechenden Dokumente erfasst?
- Wie hoch ist der Anteil am ausländischen Homeoffice?
Wie du siehst, kann der Informationsbedarf je nach Eintritt stark variieren. Von einfach bis ziemlich komplex.
Doch egal wie der Fall aussieht: Entscheidend ist, dass alle nötigen Informationen vollständig, korrekt und rechtzeitig bei der Payroll ankommen.
Fazit: Damit der erste Zahltag kein Ratespiel wird
Wie gut der erste PayDay klappt, hängt nicht nur von der Payroll selbst ab, sondern vor allem davon, wie vollständig, korrekt und rechtzeitig die Informationen ankommen. Ob unklare Formulierungen, verstreute Daten, fehlende Abklärungen oder Unsicherheit im Umgang mit sensiblen Themen: All das kann den Start wacklig machen.
Umso wichtiger ist es, beim Eintritt strukturiert vorzugehen. Unabhängig davon, ob es sich um einen Standardfall oder ein komplexeres Szenario handelt.
Damit du den Überblick behältst und keine relevanten Angaben vergessen gehen, stellen wir dir hier noch eine Checkliste zur Verfügung, die dich durch alle wichtigen Punkte führt. So kann der erste Lohnlauf nicht nur korrekt, sondern auch stressfrei über die Bühne gehen.
Und wie löst Paymira die challenge?
Bei Paymira setzen wir auf zwei starke Hebel: unsere intelligente Plattform und ein sorgfältiges Arbeitgeber-Setup.
Unsere Plattform sorgt dafür, dass keine Info verloren geht. Sie zeigt eure individuellen Gegebenheiten übersichtlich auf, prüft die nötigen Schritte und trackt deren Umsetzung. So entsteht ein transparenter, nachvollziehbarer Prozess, der Lücken und Missverständnisse sichtbar macht, bevor sie zu Fehlern werden.
Gleichzeitig starten wir bei jedem neuen Kunden mit einem detaillierten Arbeitgeber-Setup. Denn jede Firma tickt anders in Bezug auf interne Abläufe, Systeme oder Bedürfnisse. Paymira holt genau das zu Beginn sauber ab und richtet das Setup entsprechend aus.
Das Ergebnis: ein White Glove Onboarding-Prozess, der dafür sorgt, dass alle Informationen vollständig, korrekt und zur richtigen Zeit vorhanden sind.
So stimmt die Payroll gleich beim ersten Mal.
