November 

Im November solltet ihr eure Payroll nochmal genauer prüfen. Zudem sind angrenzende Abteilungen, wie die HR Admin und die Finanzbuchhaltung zu besuchen, denn auch sie könnten payroll-relevante Informationen besitzen. 

Doch welche Fragen sind zu stellen? Hier ein kleiner 10-Fragenkatalog, der euch dabei unterstützen soll, die aktuelle Payroll-Periode Revue passieren zu lassen: 

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1. Wurden alle Lohnarten mit den korrekten Basen (AHV, ALV, FAK, UVG(Z), KTG) hinterlegt?
2. Wurden die korrekten Prämien verarbeitet?
3. Wurden Vorschüsse geleistet, welche nicht via Lohnabrechnung abgerechnet wurden?
4. Sind die Privatanteile der Fahrzeuge korrekt zugeordnet und abgerechnet?
5. Wurden Generalabonnemente oder Streckenabos ausgegeben?
6. Wurden Spesen via Finanzbuchhaltung verarbeitet, welche nicht via Lohnabrechnung abgerechnet wurden?
7. Gab es Geschenke an Mitarbeiter?
8. Wurden Weiterbildungskosten an Mitarbeitende rückvergütet?
9. Oder gab es gar Rückzahlungen von Weiterbildungsverpflichtungen?
10. Gibt es ein ESOP-Programm? 

Dezember

Der Dezember steht ganz im Zeichen der Sozialversicherungen. Lohndeklarationen zum vergangenen Jahr und Lohnmeldungen für das kommende Jahr sind vorzunehmen. Und wie so oft im Payroll ist Vorbereitung die halbe Miete. 

Bevor ihr mit den Deklarationen startet, fragt euch: Deklarieren wir via ELM, Online Portal oder mittels Deklarationsformular? Prüft entsprechend, ob eure ELM-Codes korrekt hinterlegt und zugewiesen sind, ob alle Zugänge eingerichtet sind und/oder ob ihr alle Formulare inhouse habt. 

On top, für Kontrollfreaks wie ich es bin, empfehle ich ein Hilfsblatt, vorzugsweise im Excelformat. Das ermöglicht euch späteres umsortieren und formelbasiertes Rechnen. Dieses Hilfsblatt basiert auf dem Kumulativjournal und weist pro Mitarbeiter die Lohnbestandteile den zu deklarierenden Lohnsummen zu und ordnet on top das Geschlecht. Dies gibt euch das finale Vertrauen, dass euer Payroll-Klick korrekt ist.  

Als nächstes simuliert ihr im Excel oder eurer Payroll Software das kommende Jahr mit allfälligen Lohnanpassungen, Budgetangaben zu neuen Stellen, bekannten Austritte, sowie einem geschätzten Wert eurer variablen Lohnbestandteile (durch Erfahrungswert, Budget oder Abteilungsprognosen).

Sobald nun der finale Payroll durch ist und eure Vorbereitungen abgeschlossen sind, seid ihr parat für die Deklarationen, die da wären: 

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• AHV Deklaration
• FAK-Deklarationen, sofern Mitarbeitende an weiteren Standorten beschäftigt werden
• UVG und eventuell UVG-Z Deklaration
• KTG Deklarationen
• BVG Lohnmeldung für das kommende Jahr

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Bei GAV

• Deklaration der paritätischen Kommission

Bei kantonal genehmigten Spesenreglement

• Übersicht der Pauschalspesen-Empfänger an kantonales Steueramt 

Januar

Falls, und das passiert leider viel zu häufig, noch nach eurer Deklaration Lohnabrechnungen erstellt wurden, sind diese mittels Nachtragsdeklaration zu melden. Im Anschluss können wir uns dann ganz den Lohnausweisen widmen. Diese können noch recht tricky sein. 

Ich empfehle auch hier unbedingt vorab eine Überprüfung der Lohnartenzuweisung. Geht dabei die Lohnarten gemäss Kumulativjournal durch und checkt rasch, ob sie dem richtigen Feld im Lohnausweis zugeordnet sind. 

Sollten Fragen auftreten, ist die Wegleitung der ESTV ein Segen. Sie ist sehr nachvollziehbar und leicht verdaulich geschrieben. Bei Unsicherheiten unbedingt einen Blick drüber werfen. 

Falls ihr das Gefühl habt, die Lohnausweise sind nun final und korrekt, sucht euch jemanden im Team der sie rasch im 4-Augen-Check gegenprüft. Es handelt sich um ein amtliches Dokument und wird als Urkunde behandelt. Daher sollten sie sorgfältig geprüft werden. Unterschrieben werden müssen sie nur noch, falls ihr sie händisch oder mit einem nicht Swissdec zertifizierten Programm erstellt habt. 

Nun müsst ihr die Lohnausweise nur noch den Mitarbeitenden zustellen. Doch auch hier gibt es wieder, ganz Schweizer payroll-like, kleine kantonale Unterschiede. Denn einige Kantone, zurzeit die Kantone Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis, verlangen on top auch von den Arbeitgebern, dass sie ein Exemplar der Lohnausweise direkt der kantonalen Steuerverwaltung zustellen.

Und wenn das dann auch erledigt ist, war es das mit eurem Payroll-Jahresabschluss (sofern ihr nicht noch Abwicklungskonten abzustimmen habt ;)).

Nun heisst es auch für euch: ihr könnt den Winter geniessen. Ob auf der Skipiste (oder nebendran), auf der Couch, unter Polarlichtern oder vielleicht doch am Meer, ist dabei ganz euch überlassen. Die High-Season im Payroll-Jahr ist geschafft!

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