Der Umschlag auf dem Schreibtisch
Ein Arztzeugnis richtet sich nicht nach Ihrem Lohnlauf. Es kommt, wenn jemand krank wird: als PDF aus der Praxissoftware, als Scan aus dem Briefkasten, manchmal von den Mitarbeitenden selbst weitergeleitet.
Und dann beginnt die Arbeit, die niemand gerne macht. Wer ist betroffen? Von wann bis wann? Vollständig arbeitsunfähig oder zu 60 Prozent? Ist das ein Erstzeugnis, oder die Verlängerung eines Falls, der schon seit Februar läuft?
Diese Fragen sind nicht anspruchsvoll, aber sie sind heikel. Denn eine Absenz ist selten ein einzelner Eintrag. Sie besteht aus Perioden, die zusammengehören, und genau diese Zugehörigkeit entscheidet über Wartefristen, Lohnfortzahlung und Taggeldansprüche. Wird ein Folgezeugnis versehentlich als neuer Fall erfasst, beginnt die Zählung von vorn. Der Fehler ist schnell gemacht und fällt oft erst spät auf.
Nicht nur lesen, sondern einordnen
Beim Datenimport für Lohnlaufdaten geht es darum, Werte zu erkennen. Bei Absenzen kommt eine zweite Aufgabe dazu: den Zusammenhang zu verstehen.
Sie laden das Dokument hoch, so wie Sie es erhalten haben. Ein Arztzeugnis, ein Folgezeugnis, eine Krankmeldung, eine Unfallmeldung. Paymira liest die payroll-relevanten Angaben heraus, ordnet sie der richtigen Person zu und prüft, ob für diese Person bereits ein passender Absenzfall läuft. Das Ergebnis sehen Sie auf einen Blick: Entsteht hier eine neue Absenz, oder wird eine weitere Periode zu einem bestehenden Fall hinzugefügt?
Liegen Ihnen mehrere Dokumente zur selben Abwesenheit vor, laden Sie sie gemeinsam hoch. Dann erkennt Paymira auch den Zusammenhang zwischen ihnen und hängt die Perioden in der richtigen Reihenfolge an denselben Fall.
Paymira schlägt vor, Sie entscheiden
Auch hier gilt der Grundsatz ohne Ausnahme: Kein erkannter Wert verändert eine Lohnabrechnung, bevor Sie ihn geprüft und freigegeben haben.
Die Prüfansicht kennen Sie bereits vom Datenimport der Lohnlaufdaten. Links das Originaldokument, rechts die erkannten Angaben, direkt nebeneinander. Zu jedem Wert ist ersichtlich, wie zuverlässig er erkannt wurde, und ein Klick zeigt Ihnen die genaue Stelle im Zeugnis, aus der er stammt. Sie prüfen also gezielt dort, wo es nötig ist, statt Zeile für Zeile zu vergleichen. Stimmt etwas nicht, korrigieren Sie es direkt. Erst wenn Sie übernehmen, entsteht die Absenz, und dank der Echtzeit-Berechnung sehen Sie sofort, was das für die Lohnabrechnung bedeutet.
Aus dem Abtippen eines Zeugnisses wird eine kurze Kontrolle. Aus der Frage, zu welchem Fall es gehört, wird ein Blick auf den Vorschlag.
Sicher und datenschutzkonform
Absenzdokumente gehören zu den sensibelsten Unterlagen, die durch Ihre Hände gehen. Entsprechend sorgfältig behandeln wir sie. Ihre Daten werden streng nach Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet, nicht über den Verwendungszweck hinaus gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Und der Mensch behält die Kontrolle: Die Technologie bereitet vor, entscheiden tun Sie.
Ab sofort verfügbar
Der Absenzimport ist ab sofort Teil des Datenimports. Sie finden ihn dort, wo Sie bereits Ihre Lohnlaufdaten hochladen, ohne Freischaltung und ohne zusätzliche Einrichtung.
Noch nicht jedes Formular und jeder Sonderfall wird zuverlässig erkannt. Wenn ein Dokument nicht wie erwartet gelesen wird oder Sie regelmässig mit einem besonderen Format arbeiten, melden Sie sich bei uns. Wir schauen es gemeinsam an, und Ihr Feedback fliesst direkt in die nächste Iteration.
