Kennen Sie das Ritual vor dem Lohnlauf? Sie exportieren Mutationen, scannen Dokumente und senden alles per E-Mail an Ihren Dienstleister. Sie drücken auf «Senden». Und dann?
Dann beginnt das grosse Schweigen.
In diesem Moment wird Ihre Payroll zur Einbahnstrasse. Weil Sie keine Bestätigung haben, ob und wann die Daten verarbeitet werden, greifen viele HR-Verantwortliche zu einer eigentlich absurden Massnahme: Sie führen eine Schattenbuchhaltung. Sie pflegen intern eine Excel-Liste, nur um zu kontrollieren, ob der Dienstleister die Aufgaben der ersten Liste wirklich erledigt hat. Wurde der Bonus von Frau Müller erfasst? Ist der Austritt von Herr Bieri wirklich registriert?
Das Resultat ist ineffizient: Sie bezahlen für Entlastung, haben aber trotzdem den administrativen Aufwand, weil Sie Ihren Dienstleister managen müssen. Sie tragen die Verantwortung, haben aber die Sichtbarkeit abgegeben.
Volle Transparenz in beide Richtungen
Bei Paymira drehen wir diesen Prozess um. Wir glauben: Modernes Outsourcing funktioniert nur, wenn beide Parteien auf dieselbe Datenbasis schauen. Statt einem Hin- und Her von Listen mit Medienbrüchen nutzen wir eine gemeinsame digitale Plattform.
Wir ersetzen die Ungewissheit durch sofortige Einsicht. Das Herzstück davon ist unsere intelligente Aufgabenverwaltung.
Mehr als eine To-Do-Liste: Intelligente Abläufe
Unsere Aufgabenverwaltung ist keine statische Liste, sondern ein System, das mitdenkt. Jede Änderung, die Sie in Paymira eingeben, wird im Hintergrund geprüft und löst automatisch die notwendigen Folgeschritte aus. Nichts geht verloren und Aufgaben landen automatisch bei der richtigen Person.
Nehmen wir einen alltäglichen Fall, der oft Fehlerquellen birgt: Sie erhöhen den Lohn einer Mitarbeiterin. In vielen Systemen geben Sie einfach den neuen Betrag ein – fertig. Doch oft wird dabei vergessen, dass dies Auswirkungen auf die Sozialversicherungen hat.
Paymira denkt hier für Sie mit. Wenn Sie die Lohnänderung eingeben, prüfen wir im Hintergrund die Auswirkungen auf die Pensionskasse. Statt dass Sie also daran denken müssen, der Pensionskasse eine Änderungsmeldung zu machen, stosst Paymira diesen Prozess proaktiv an. Wir erkennen die Diskrepanz und sorgen dafür, dass die Abzüge korrekt bleiben.
Dieses Prinzip zieht sich durch die gesamte Plattform. Egal ob einfache Adressänderung oder komplexere Fälle wie Unfälle oder Taggelder: Die Logik bleibt gleich. Sie geben den Input, Paymira strukturiert den Fall in Aufgaben und übernimmt die gesetzeskonforme Umsetzung.
Vorausschauend statt reaktiv
Echte Entlastung entsteht dort, wo Software Ihnen Arbeit abnimmt, bevor Sie daran denken. Unser System agiert deshalb vorausschauend. Haben Sie Mitarbeitende im Stundenlohn? Paymira erstellt rechtzeitig vor dem Lohnlauf eine Erinnerungsaufgabe für Sie, damit Sie die Stunden eintragen. So verpassen Sie keine Fristen mehr. Sie reagieren nicht mehr auf Fehler, sondern werden sicher durch den Prozess geführt.
Fragen klären, wo sie entstehen
Das grösste Risiko in der Lohnbuchhaltung sind Missverständnisse in unübersichtlichen E-Mail-Verläufen («AW: WG: Frage zu Lohn»). Bei Paymira findet der Austausch zukünftig dort statt, wo er hingehört: Direkt bei der Aufgabe.
Ist etwas unklar? Möchten Sie den Stand einer Aufgabe wissen? Wir tauschen uns direkt in der Aufgabenverwaltung aus. Fehlt uns beispielsweise ein Beleg zur Spesenabrechnung, markieren unsere Experten das in Paymira. Sie werden benachrichtigt, laden das Dokument hoch, und der Fall ist erledigt. Historie und Zusammenhang bleiben zentral gespeichert – jederzeit einsehbar und nachvollziehbar.
Moderne Lohnbuchhaltung ist kein Buch mit sieben Siegeln. Sie ist ein strukturierter Prozess, der sichtbar gemacht werden muss. Paymira gibt Ihnen das Werkzeug, um die Arbeit abzugeben, aber die Kontrolle zu behalten.
